Thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh năm 20026; Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể gặp phải những thay đổi liên quan đến thông tin đăng ký kinh doanh. Khi đó, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thay đổi Giấy phép đăng ký kinh doanh để đảm bảo tính hợp pháp và cập nhật các thông tin mới nhất.

1. Những trường hợp doanh nghiệp cần phải thay đổi Giấy phép đăng ký kinh doanh

• Thay đổi Tên doanh nghiệp (bao gồm: Tên Tiếng việt, Tên Tiếng anh, Tên viết tắt): Điều này có thể xuất phát từ việc thay đổi chiến lược kinh doanh, đổi mới thương hiệu hoặc do sự thay đổi trong yêu cầu pháp lý. Khi tên doanh nghiệp thay đổi, Giấy phép đăng ký kinh doanh cũng cần được cập nhật để tránh gây nhầm lẫn trong giao dịch và hoạt động pháp lý.
• Thay đổi Địa chỉ công ty (Thay đổi địa chỉ cùng quận hoặc khác quận/tỉnh): Khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở chính, việc điều chỉnh Giấy phép đăng ký kinh doanh là cần thiết. Đây là một thay đổi phổ biến trong trường hợp doanh nghiệp mở rộng quy mô hoạt động hoặc chuyển đến một địa điểm thuận tiện hơn. Việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính cần được cập nhật trong Giấy phép đăng ký kinh doanh để tránh những vấn đề pháp lý trong các giao dịch, hợp đồng hay hoạt động quản lý.
• Thay đổi Người đại diện theo pháp luật: Người đại diện theo pháp luật là người đứng đầu doanh nghiệp và có quyền quyết định các vấn đề quan trọng của doanh nghiệp. Khi có sự thay đổi về người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thay đổi Giấy phép đăng ký kinh doanh để cập nhật thông tin mới. Điều này là cần thiết để đảm bảo sự rõ ràng trong các giao dịch và quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp.
• Thay đổi, bổ sung Ngành nghề kinh doanh: Doanh nghiệp có thể mở rộng hoặc thu hẹp ngành nghề kinh doanh trong quá trình hoạt động. Việc thay đổi ngành nghề kinh doanh sẽ yêu cầu doanh nghiệp làm thủ tục thay đổi Giấy phép đăng ký kinh doanh. Điều này giúp cơ quan nhà nước quản lý chính xác và đúng đắn các lĩnh vực mà doanh nghiệp đang hoạt động, đồng thời giúp doanh nghiệp thực hiện các nghĩa vụ pháp lý liên quan đến ngành nghề kinh doanh mới.
• Thay đổi Vốn điều lệ: Vốn điều lệ là một yếu tố quan trọng thể hiện năng lực tài chính của doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp thay đổi vốn điều lệ (tăng hoặc giảm), cần phải thực hiện thủ tục thay đổi Giấy phép đăng ký kinh doanh để cập nhật thông tin này. Việc thay đổi vốn điều lệ có thể liên quan đến việc điều chỉnh cơ cấu cổ đông, thay đổi chiến lược đầu tư hoặc huy động thêm vốn để phát triển doanh nghiệp.
• Thay đổi loại hình công ty (chuyển từ Công ty TNHH 1 thành viên sang Công ty TNHH 2 thành viên trở lên, từ Công ty TNHH sang Công ty Cổ phần, từ Công ty Cổ phần sang Công ty TNHH): Việc thay đổi hình thức tổ chức này có thể ảnh hưởng đến cơ cấu sở hữu, quyền lợi của các cổ đông, cũng như nghĩa vụ pháp lý của doanh nghiệp. Do đó, việc cập nhật Giấy phép đăng ký kinh doanh là cần thiết để đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hợp pháp.
• Thay đổi cổ đông hoặc thành viên góp vốn: Trong trường hợp có sự thay đổi về cơ cấu cổ đông hoặc thành viên góp vốn, ví dụ như tăng, giảm số lượng cổ đông, chuyển nhượng cổ phần hoặc thêm thành viên góp vốn, doanh nghiệp cũng cần thực hiện thủ tục thay đổi Giấy phép đăng ký kinh doanh. Việc này giúp cơ quan quản lý nắm bắt được thông tin chính xác về các thành viên trong doanh nghiệp, đảm bảo việc thực hiện các nghĩa vụ tài chính và pháp lý. 
• Thay đổi chủ sở hữu công ty: Chủ sở hữu công ty TNHH 1 thành viên thay đổi trong các trường hợp như: Chủ sở hữu công ty chuyển nhượng/tặng cho toàn bộ vốn điều lệ cho một cá nhân hoặc một tổ chức; Thay đổi chủ sở hữu theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền; Thay đổi do thừa kế hoặc theo quyết định chia, tách, sáp nhập, hợp nhất công ty.
  

  

2. Các bước để thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi

Tùy vào từng trường hợp thay đổi cụ thể, doanh nghiệp cần chuẩn bị từng bộ hồ sơ khác nhau .

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh

Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ thay đổi Giấy phép đăng ký kinh doanh tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Hồ sơ có thể nộp trực tiếp tại cơ quan đăng ký hoặc nộp online qua hệ thống đăng ký kinh doanh điện tử của Bộ Kế hoạch và Đầu tư (nếu có). Việc nộp hồ sơ qua mạng giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu các thủ tục giấy tờ không cần thiết.

Bước 3: Xử lý và xét duyệt hồ sơ

Sau khi nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành kiểm tra và xét duyệt. Thời gian xét duyệt là 3 ngày làm việc. Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan chức năng sẽ cấp Giấy phép đăng ký kinh doanh mới.

Trong trường hợp hồ sơ có thiếu sót hoặc không hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ thông báo cho doanh nghiệp để bổ sung hoặc sửa đổi. Doanh nghiệp cần nhanh chóng hoàn thiện hồ sơ để quá trình thay đổi diễn ra suôn sẻ.

Bước 4: Nhận Giấy phép đăng ký kinh doanh mới

Sau khi hồ sơ được chấp nhận, doanh nghiệp sẽ nhận Giấy phép đăng ký kinh doanh mới. Trên Giấy phép sẽ ghi đầy đủ thông tin đã thay đổi, bao gồm các thông tin cần sửa đổi, bổ sung như tên doanh nghiệp, ngành nghề, vốn điều lệ, địa chỉ trụ sở chính, người đại diện pháp luật, v.v.

Lưu ý : Chỉ trong trường hợp thay đổi trụ sở khác quận hoặc khác tỉnh thì ngoài thủ tục tại Phòng đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp phải thực hiện thêm thủ tục chốt thuế tại cơ quan thuế.

Lệ phí thay đổi Giấy phép đăng ký kinh doanh: Khi thực hiện thủ tục thay đổi Giấy phép đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp sẽ phải nộp một khoản lệ phí theo quy định của pháp luật. Mức lệ phí thay đổi tùy thuộc vào từng loại thay đổi và được quy định tại biểu phí dịch vụ hành chính của cơ quan đăng ký kinh doanh. Doanh nghiệp cần tham khảo thông tin về mức lệ phí cụ thể tại cơ quan đăng ký nơi doanh nghiệp thực hiện thủ tục.

3. Thành phần hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh cơ bản

Mặc dù mỗi trường hợp thay đổi sẽ cần các giấy tờ chuyên biệt (như Danh sách thành viên, Hợp đồng chuyển nhượng vốn, Bản sao hộ chiếu/CCCD…), tuy nhiên một bộ hồ sơ cơ bản sẽ bao gồm:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu quy định tại Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT);
• Quyết định về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (của Chủ sở hữu đối với công ty TNHH MTV; của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên; của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần);
• Biên bản họp về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên và công ty cổ phần);
• Văn bản ủy quyền cho cá nhân/tổ chức thực hiện thủ tục (nếu người đại diện pháp luật không trực tiếp đi nộp) kèm bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân của người được ủy quyền.

4. Các lưu ý sau khi thay đổi đăng ký kinh doanh

Sau khi nhận được Giấy phép kinh doanh mới, doanh nghiệp cần rà soát và thực hiện ngay các công việc sau để tránh bị xử phạt hành chính:

• Khắc lại con dấu (nếu có): Nếu doanh nghiệp thay đổi tên, mã số thuế hoặc thay đổi địa chỉ sang tỉnh khác dẫn đến thay đổi thông tin trên con dấu, doanh nghiệp phải tiến hành khắc lại con dấu mới.
• Thông báo với Ngân hàng: Cập nhật thông tin đăng ký kinh doanh mới với các ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản thanh toán.
• Thay đổi thông tin Chữ ký số (Token): Liên hệ đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số để cập nhật thông tin mới (tên công ty hoặc địa chỉ) nhằm đảm bảo việc kê khai thuế, bảo hiểm không bị gián đoạn.
• Cập nhật hóa đơn điện tử: Thay đổi thông tin hiển thị trên hóa đơn theo đúng đăng ký kinh doanh mới trước khi xuất hóa đơn tiếp theo cho khách hàng.
• Điều chỉnh thông tin tài sản, giấy phép con: Cập nhật lại thông tin trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở nếu tài sản thuộc sở hữu công ty, hoặc làm thủ tục điều chỉnh các loại Giấy phép con (vệ sinh an toàn thực phẩm, phòng cháy chữa cháy, giấy phép lữ hành…) nếu có liên quan.
• Cập nhật thông tin với Cơ quan Bảo hiểm xã hội: Điều chỉnh thông tin quản lý lao động và bảo hiểm theo dữ liệu doanh nghiệp mới nhất.